Wat is een briefing? 

Wat is een briefing

Een briefing is, kort gezegd, een moment van samenkomen waarin een bepaalde opdracht of missie wordt besproken, evenals het beoogde doel en het plan van aanpak.

Tijdens de briefing worden de taken verdeeld tussen de aanwezigen en worden bijzonderheden uitgelicht. Een briefing wordt georganiseerd op initiatief van een opdrachtgever of leidinggevende. De verwachtingen en eisen worden aan de betrokkenen duidelijk gemaakt. Een briefing kan zowel een bijeenkomst zijn als een vergadering, maar kan ook schriftelijk plaatsvinden.

Waar zijn briefings gebruikelijk?

Briefings worden met name op de werkvloer georganiseerd. Je vindt ze in de journalistieke sector, maar ook bij de politie of in het leger - in voorbereiding op een missie of bijzondere operatie. Daarnaast worden briefings veel gebruikt voor opdrachten binnen de zakelijke dienstverlening, denk onder andere aan de ICT-, marketing- en communicatiesectoren. Briefings worden meestal gehouden na de benadering van een partij voor een pitch of bij de opvraag van offertes. Het is zaak de briefing voor de aanvang van de werkzaamheden te houden.

Het project is definitief

Als er een briefing plaatsvindt, houdt dit eigenlijk automatisch in dat het project definitief is. Briefing is een afgeleide van het Engelse woord "brief", dat "kort" of "bondig" betekent. Als de briefing eenmaal plaatsvindt, wil dat zeggen dat de missie of opdracht sowieso doorgaat. Het is afhankelijk van de aard van de missie hoe uitgebreid de briefing is. Van een complexe militaire operatie, waarbij veel mensen betrokken zijn, kun je verwachten dat de briefing een stuk uitgebreider is dan bij een briefing voor een marketingproject. De briefing moet alle vragen van de betrokkenen beantwoorden en ervoor zorgen dat iedereen precies weet wat te doen.

Wat komt er in een briefing aan bod?

Een briefing moet in ieder geval op de volgende vragen antwoord bieden:

  • Hoe ziet het project eruit?
  • Wat is het doel van het project?
  • Waarom is het project voor alle betrokkenen belangrijk?
  • Wie zijn er betrokken bij het project?
  • Wat is de taakverdeling binnen het project?
  • Wat is de impact van het project?
  • Welke tijdslimiet (deadline) geldt er voor het project?
  • Zijn er tussentijdse toets momenten om de voortgang van het project te meten?

Briefing in de filmwereld

In de filmwereld - als je een cameraman inschakelt of andere expert - wordt de voorbereiding van het project ingevuld op basis van de briefing. De instructies van de opdrachtgever bepalen welke apparatuur wordt gebruikt, hoe het script in elkaar steekt en welke locaties er voor het filmen worden gebruikt.

Briefing bepaalt budget

In de film- en videowereld is het gebruikelijk om aan de hand van de briefing het budget te bepalen, in plaats van andersom. Werk je samen met een videoproductie bedrijf, dan kan deze voor jou in kaart brengen wat het precies gaat kosten (aan mankracht, apparatuur, et cetera) om je project te realiseren. De briefing helpt je met het sluiten van eventuele compromissen.

Evaluatie aan het einde van het project

Is het project eenmaal succesvol tot een einde gebracht? Dan is het gebruikelijk dat er een evaluatie (debriefing) plaatsvindt. Hierin wordt besproken of de doelen van de briefing zijn gerealiseerd en waar er eventueel nog ruimte voor verbetering zit voor volgende projecten.

Over de auteur

Videomarketing blog auteur
Niels de Groot - Pro Motion Film

Niels de Groot is met meer dan 12 jaar ervaring en 1400+ bedrijfsvideo's op zijn naam een ervaren specialist op het gebied van videoproductie en videomarketing. Met zijn videoproductiebedrijf Pro Motion Film - een netwerk van bevlogen video professionals - helpt hij MKB-bedrijven en organisaties hun doelgroep te bereiken, informeren en overtuigen met videocontent.

Connect met Niels op LinkedIn ->