3 productiedocumenten voor een geslaagde video (+ gratis download)

Als je een video gaat maken, is een goede voorbereiding cruciaal. Er komt namelijk nogal wat bij kijken: de opnamelocaties, de mensen in beeld, voorbereidingen van de crew, op te nemen shots, een goede dagplanning.... een hele bevalling!

Gelukkig kunnen de volgende drie documenten je hier enorm bij helpen.

Inhoud

Hoe gaat je video er uit zien? Welke shots zijn er nodig? Alle op te nemen shots en takes zijn de bouwstenen van je video. Vooraf kun je dit allemaal het beste overzichtelijk op papier zetten. Zodat je weet wat je gaat filmen. En tijd gaat besparen. Je doet dat aan de hand van een shotlist.

Productie

Alle mensen voor en achter de camera moeten weten wanneer en waar ze worden verwacht. Waar kun je parkeren? Hoe doe je het met de lunch? Dit zijn allemaal productionele voorbereidingen die getroffen moeten worden. Gelukkig kun je dit allemaal verzamelen in een handig document: een callsheet.

Rechten

Geven de personen in beeld wel toestemming tot het gebruik van de opnames? Wel zo fijn als je geen gedoe krijgt achteraf en de videomontage voortdurend weer aangepast moet worden, of zelfs onbruikbaar is. Ook hier is een handig document voor: een quitclaim (toestemmingsformulier voor video).

Inhoudsopgave

1. Shotlist

Een shotlist kun je zien als de inhoudsopgave van je video. Je kunt het ook zien als het videoscript. Hierin staan namelijk een voor een alle beelden uitgeschreven die je nodig hebt voor de uiteindelijke videomontage.

Voorbeeld van een shotlist

Meestal zet je deze shots gelijk in de goede volgorde. Dus je begint in de shotlist met het openingsbeeld. Zodoende kun je heel gericht te werk gaan tijdens de opnames en alle shots afvinken die je nodig hebt.

In het shotlist heb je meerdere kolommen waarin je informatie kunt geven over het shot:

Shotnummer

Deze volgen elkaar in het document op van 1 t/m het aantal benodigde shots.

Tijdcode

De tijdcode geeft de verwachtte lengte aan van het shot in de video. Ga je bijvoorbeeld een korte promotiefilm maken? Dan zullen de onderlinge shots niet zo lang duren, misschien gemiddeld 4 seconden.

Het eerste shot duurt dan bijvoorbeeld van 00:00 t/m 00:04, het tweede shot van 00:05 t/m 00:08, ga zo maar door.

Dit zijn handige schattingen. Hiermee kun je van te voren controleren dat je video niet te lang of tekort wordt.

Shotomschrijving

Dit is eigenlijk de belangrijkste kolom. Hier laat je weten wat je in beeld gaat brengen.

Bijvoorbeeld:

  • Jan loopt het gebouw in
  • Jan begroet Loes
  • Jan en Loes in gesprek met elkaar
  • Loes pakt koffie

Ga zo maar door. Telkens op shotniveau.

Tip: wil je niet alle shots een voor een uitschrijven, omdat het lastig is om van te voren precies te weten welke opnames je kunt maken? Dan kun je dit ook vereenvoudigen en bijvoorbeeld per scene of locatie een omschrijving toevoegen.

Cameravoering

In deze kolom leg je vervolgens kort uit hoe je het gaat filmen. Bijvoorbeeld:

  • close-up, 85mm, vanaf statief
  • groothoek, 24mm, vanuit de hand
  • medium shot, 50mm, low angle, statief
  • groothoek, 16mm, tracking shot, gimbal
  • close-up, 85mm, over-the-shoulder, vanuit de hand
  • medium shot, 50mm, point of view Jan, statief

Je kunt de brandpuntafstand van de lens (mm) optioneel toevoegen. Verder omschrijf je hier dus of het gaat om een close-up of wijder overzichtsbeeld en of het shot wordt opgenomen vanaf statief of bijvoorbeeld vanuit de hand.

Locatie

Dan vervolgens een kolom over waar je het shot gaat filmen. Zo kun je vliegensvlug heen en weer bewegen en hoef je hier verder niet bij na te denken.

In het geval van het voorbeeld van Jan en Loes is dit allemaal in de omgeving van een gebouw.

  • Jan loopt het gebouw in - ingang gebouw
  • Jan begroet Loes - algemene hal gebouw
  • Jan en Loes in gesprek met elkaar - open office 1ste verdieping
  • Loes pakt koffie - koffiehoek 1ste verdieping

Dialoog / voice-over

In de laatste kolom kun je een voice over of het uitgetypte script toevoegen. Zo weet je per shot wat er ongeveer gezegd gaat worden.

Ook dit geeft je weer houvast. Klopt het verhaal een beetje met wat er op dat moment in beeld gebracht wordt?

2. Callsheet

Het tweede document die ik aan iedere videomaker kan aanraden is het callsheet. Hierin geef je vooral praktische informatie aan over de opnamedag.

Denk aan de aanvangstijden, hoelaat je telkens gaat filmen en met wie. En op welk adres. Iedere betrokkene ontvangt dit callsheet vooraf aan de opnames, en weet zodoende wat er van hem of haar wordt verwacht.

Bij televisie en filmprojecten wordt zo'n callsheet meestal door de producer of productieleider ingevuld. Maar iedereen kan zo'n document makkelijk invullen.

Hoe vul je een callsheet in?

Uit welke onderdelen bestaat een callsheet?

Tijdschema

De basis van een callsheet is tijd.

Je begint eigenlijk met het vaststellen van de begin en eindtijd.

Stel je hebt een opnamedag van 8 uur exclusief een 30 minuten lunchbreak. Er is afgesproken dat iedereen om 9:00 uur aanwezig is. Dan worden alle activiteiten op die dag ingedeeld tussen 9:00 en 17:30 uur.

Met die kennis ga je de planning bouwen.

Houd hierbij rekening met de volgende factoren:

  • Hoeveel opname-activiteiten vinden er plaats op de dag? Hierbij kan het gaan om het opnemen van een scene, interview, presentatie of soms een enkel shot.
  • Hoelang is de cameraman of crew bezig met iedere activiteit?

Op basis hiervan kun je een eerste tijdschema bouwen.

Let goed op de volgende punten:

  • Heb je nog extra tijd nodig voor opbouw of afbouw van locaties of camera apparatuur?
  • Hoeveel tijd moet je rekenen voor verplaatsingen tussen de verschillende opname-activiteiten ?

Denk hierbij aan echte reistijd (naar een andere locatie) of kleine verplaatsingen binnen een gebouw.

  • Moet er nog tijd ingecalculeerd worden voor een gezamenlijke briefing, visagie of koffiepauze?

Houdt tot slot rekening met vertragingen, files en ander oponthoud. Mijn advies is om altijd aan de voorkant minstens een half uur reserve te hebben.

Een andere truc die ik vaak toepas is om alle betrokkenen in ieder geval 15 minuten eerder in het schema te zetten. Zo voorkom je dat mensen te laat komen.

Die ruimte heb je gewoon niet met een opnamedag waarbij iedereen afhankelijk is van elkaar en elkaar optijd nodig heeft.

Contactgegevens

Iedereen heeft elkaar nodig op zo'n dag. Daarom worden op een callsheet ook de contactgegevens van iedereen verzameld. Van de chauffeur, regisseur, acteur tot aan de visagiste en locatiebeheerder.

Zo kan iedereen elkaar bereiken. Met name handig voor mensen die niet eerder met elkaar hebben samengewerkt.

De belangrijkste gegevens zijn de naam, functie en het telefoonnummer.

Ga hier wel zorgvuldig mee om en laat niet de visagiste de acteur bellen waar die blijft.

Meestal is het de producer die belt.

Locatie

Oké, je weet met wie en hoelaat je een video gaat maken. Maar waar dan? Waar tref je elkaar?

Gaat het om 1 locatie of ben je de hele dag door aan het verplaatsen?

Op een callsheet kun je per opname-activiteit aangeven op welk adres de opnames plaatsvinden. Vul hier dus het navigatie-adres in en voeg eventueel een routebeschrijving toe of parkeerinformatie.

Ga je ergens in een gebouw op meerdere locaties filmen? Geef dan ook per opname aan waar in het gebouw je aan het filmen bent. Bijvoorbeeld welke verdieping, afdeling of kamer.

Lunchinformatie

Tot slot vul je in of er lunch geregeld is en hoelaat er geluncht kan worden. Alle betrokkenen kunnen hier dan rekening mee houden.

Er is niets zo vervelend als filmen op een lege maag.

Dus tip: regel als initiatiefnemer een goede lunch voor alle betrokkenen!

3. Quitclaimformulier

Het derde productiedocument wat je altijd bij je moet hebben is een quitclaim, ook wel bekend als toestemmingsformulier:

Voor wie?

Dit formulier laat je voor of na de opnames tekenen door alle personen die herkenbaar in beeld zijn gekomen in je video. Denk aan figuranten, acteurs, geïnterviewden en iedereen die je prominent voor je camera krijgt.

Uitzonderingen

Er zijn natuurlijk wel uitzonderingen. Als je op een evenement allemaal feestende mensen in beeld brengt, is er geen beginnen aan om hen een quitclaim te laten tekenen. Zij zullen het ook niet waarderen als je ze hiervoor van de dansvloer aftrekt.

In dit geval zul je de video dus gewoon monteren. Als er dan iemand bezwaar maakt omdat ze in beeld komen, moet je het shot achteraf maar vervangen of verwijderen.

Ook voor voorbijgangers op straat hoef je geen quitclaims uit te delen. Zij maken onderdel uit van de openbare ruimte.

Pas op het moment dat je bijvoorbeeld iemand aanspreekt of ze wat op camera willen zeggen, kan het noodzakelijk zijn om deze persoon het document te laten tekenen.

Als zij iets interessants vertellen op camera dan wordt die persoon op dat moment ook belangrijk voor je video. Dus de moeite waard om in zo'n geval het formulier in te laten vullen.

Wat staat er in een quitclaim formulier?

In een quitclaim staat vermeld waar de geportreteerde persoon toestemming voor geeft. Bijvoorbeeld voor het gebruik van de beelden online, op televisie of in andere media-uitingen.

Ook staat er in een goede quitclaim dat de persoon er akkoord mee gaat dat zij geen vergoeding kunnen claimen. En dat de maker niet verplicht is om de beelden te gebruiken.

Belangrijke punten die vaak in het toestemmingsformulier worden opgenomen:

  • hij/zij zal meewerken aan de totstandkoming van een videoproductie 
(hierna 'de content') voor: 'naam organisatie' hierna 'de uitgever/producent'
  • hij/zij medewerking zal verlenen als acteur/figurant/gefotografeerde/gefilmde
  • hij/zij medewerking zal verlenen aan de content die bestemd is voor communicatiedoeleinden voor intern en extern gebruik
  • hij/zij aan de producent overdraagt alle hem toekomende rechten die voortvloeien uit zijn/ haar medewerking
  • hij/zij geen vergoeding voor zijn medewerking ontvangt voor de overdacht en exploitatie van genoemde rechten
  • de producent het recht heeft om geen gebruik te maken van de content
  • de activiteiten waaraan hij/zij deelneemt tijdens de productie van de content, voor eigen risico zijn
  • hij/zij verklaart niet 18 jaar of ouder te zijn, en derhalve over de toestemming beschikt van zijn/haar ouder of voogd om mee te werken als acteur/figurant/gefotografeerde/gefilmde en deze toestemmingsverklaring te ondertekenen

Download callsheet, shotlijst en quitclaim template

Download hier onze gratis templates van alle drie documenten ->

Deze documenten kun je naar wens invullen en gebruiken voor je eigen producties.

Over de auteur

Niels de Groot (MA Film Studies) specialiseert zich sinds 2011 in videoproductie en videocontentmarketing. Hij is werkzaam als cameraman-regisseur, editor en uitvoerend producent. Zijn videoproductiebedrijf Pro Motion Film helpt de zichtbaarheid van ondernemers, merken en organisaties te versterken. Aan de hand van goede videocontent, uiteraard. Met als doel: het genereren van meer bezoekers, klanten, fans en omzet.

Connect met Niels op LinkedIn ->

Testimonials

Mis je nét dat beetje overtuiging? Dit is wat klanten zeggen over ons.

Vooral de kwaliteit bleek super!

Annemijn Visscher, Onderzoeker, GGD Flevoland

Voor het maken van 3 videodocumentaires hebben wij gekozen voor Pro Motion Film. Bij dit bedrijf was de prijs voor onze opdracht verreweg het voordeligst, maar vooral de kwaliteit bleek super! Het filmen en monteren ging volgens onze wensen en Niels gaf zelf ook handige suggesties en ideeën. Wanneer ik weer een filmopdracht zou hebben, zou ik Pro Motion Film zo weer vragen!

Wat een verademing!

Kees de Jong, Ondernemer, The Policed

Meerdere keren - als band - maar ook zakelijk met Pro Motion Film gewerkt. Hebben feilloos door wat het eindresultaat moet zijn en werken daar ook naar. Snel, effectief en flexibel. Wat een verademing! Aanrader!

Hele fijne samenwerking!

Heleen Vos, Tyche

Hele fijne samenwerking! We zijn superblij met het resultaat van Promotion Film. Onze feedback op de eerste versie is heel goed en snel verwerkt totdat we precies kregen wat we voor ogen hadden. Ook was het filmen samen een hele leuke ervaring!

Francisco van Benthum

Prettig, helder en professioneel!

Francisco van Benthum, HACKED by__

Zeer prettig gewerkt met Pro Motion Film voor het realiseren van een Campagne video. Niels de Groot was verantwoordelijk voor dit project en de samenwerking met hem was zeer prettig, helder en professioneel. Oplevering heel snel en volgens wensen. Niels....zeer veel dank!!

Testimonial Stage-USA

Mooi resultaat

Andries Bonneur, Stage-USA

De afgelopen maanden met zeer veel plezier samengewerkt met Pro Motion Film. 3 video's van top kwaliteit geleverd voor ons bedrijf. Zeer tevreden, snelle communicatie en een mooi resultaat. Ik kan deze partij van harte aanbevelen!

Gaaf geworden

David Brode, RiplRock

Onze bedrijfsfilm en de verschillende opnames met klanten zijn gaaf geworden. Zelfs een aantal maanden na de opnames was Pro Motion Film bereid om mee te denken met onze wensen. Als we nog iets nodig hebben weten we jullie te vinden!

Winstgevende videocontent

Download gratis onze whitepaper met dé 12 tips voor succesvolle videocontentmarketing

Pro Motion Film

10 jaar ervaring in videoproductie

Gratis advies over videocontent?

De kracht van videoproductiebedrijf Pro Motion Film

Goed bekeken

We werken altijd met een klein en flexibel team voor de beste vibe tijdens het filmen. En dat zie je aan het eindproduct. Dat het plezier en de trots eraf spatten.

Want dat is wat jouw doelgroep overtuigt: eerlijkheid.

Met gevoel

Oprecht enthousiasme. Eigenheid. Met gevoel vastgelegd en zo gemonteerd dat beeld en muziek ritmisch in elkaar grijpen.

Vraag vrijblijvend een offerte aan. Wij nemen binnen een werkdag contact op!